Μετακόμιση Γραφείου Χωρίς Διακοπή Λειτουργίας

Για μια επιχείρηση, η μετακόμιση δεν μετριέται μόνο σε ευρώ αλλά και σε χαμένες ώρες εργασίας. Ένα γραφείο που μένει κλειστό δύο μέρες χάνει πωλήσεις, ραντεβού και αξιοπιστία. Η καλή είδηση είναι ότι μια μετακόμιση γραφείου στην Αθήνα μπορεί να γίνει χωρίς να χαθεί ούτε μία εργάσιμη μέρα — αρκεί να σχεδιαστεί σωστά. Αυτός είναι ο οδηγός που ακολουθούμε με τους εταιρικούς μας πελάτες.

Από την εμπειρία μας, οι εταιρικές μετακομίσεις που καθυστερούν δεν καθυστερούν λόγω των επίπλων, αλλά λόγω της οργάνωσης: μια γραμμή internet που δεν ενεργοποιήθηκε έγκαιρα, κούτες χωρίς σήμανση, ένας χώρος που δεν μετρήθηκε. Γι’ αυτό ο οδηγός ξεκινά από τον σχεδιασμό και όχι από τη μεταφορά.

Πώς γίνεται μετακόμιση γραφείου χωρίς διακοπή λειτουργίας;

Η μετακόμιση προγραμματίζεται εκτός ωραρίου, συνήθως Παρασκευή απόγευμα ή Σάββατο, με σήμανση κάθε κούτας ανά τμήμα και θέση εργασίας. Ο εξοπλισμός IT αποσυνδέεται με φωτογραφίες, το internet στον νέο χώρο ενεργοποιείται από πριν και η ομάδα στήνει τα γραφεία ώστε όλοι να δουλεύουν τη Δευτέρα.

Το χρονοδιάγραμμα: 8 εβδομάδες πριν

Όσο μεγαλύτερο το γραφείο, τόσο νωρίτερα πρέπει να ξεκινήσει ο σχεδιασμός. Για ένα γραφείο 10–30 ατόμων, προτείνουμε:

1. 8 εβδομάδες πριν: ορίστε έναν υπεύθυνο μετακόμισης μέσα στην εταιρεία. Ένας άνθρωπος παίρνει αποφάσεις και επικοινωνεί με τη μεταφορική.
2. 7 εβδομάδες πριν: ζητήστε προσφορές και αυτοψία στον παλιό και στον νέο χώρο.
3. 6 εβδομάδες πριν: παραγγείλετε τη μεταφορά της γραμμής internet και τηλεφωνίας. Είναι συνήθως το πιο αργό κομμάτι.
4. 4 εβδομάδες πριν: σχεδιάστε την κάτοψη του νέου χώρου, με αριθμό σε κάθε θέση εργασίας.
5. 3 εβδομάδες πριν: ξεκαθαρίστε αρχεία και εξοπλισμό. Ό,τι δεν χρειάζεται, ανακυκλώνεται ή καταστρέφεται με ασφάλεια.
6. 2 εβδομάδες πριν: ενημερώστε πελάτες, προμηθευτές και τράπεζες για τη νέα διεύθυνση. Τη μεταβολή έδρας στην ΑΑΔΕ και στο ΓΕΜΗ καλό είναι να τη συντονίσει ο λογιστής σας.
7. 1 εβδομάδα πριν: διανείμετε κούτες και ετικέτες στους εργαζόμενους για τα προσωπικά τους αντικείμενα.
8. Ημέρα μετακόμισης: αποσύνδεση, φόρτωση, μεταφορά και στήσιμο — εκτός ωραρίου.

Σήμανση: το μυστικό μιας γρήγορης μετακόμισης

Σε μια οικιακή μετακόμιση, μια κούτα που καταλήγει σε λάθος δωμάτιο είναι μικρό πρόβλημα. Σε ένα γραφείο, είναι μισή ώρα χαμένη για κάποιον που ψάχνει τον φάκελο ενός πελάτη. Γι’ αυτό σε κάθε εταιρική μετακόμιση χρησιμοποιούμε ενιαίο σύστημα σήμανσης:

• Χρώμα ανά τμήμα (π.χ. μπλε για λογιστήριο, πράσινο για πωλήσεις).
• Αριθμός θέσης εργασίας που αντιστοιχεί στην κάτοψη του νέου χώρου.
• Αριθμός κούτας (π.χ. «Λογιστήριο – Θέση 4 – Κούτα 2/3»).

Η κάτοψη με τους αριθμούς κολλιέται στην είσοδο του νέου γραφείου, ώστε η ομάδα να αφήνει κάθε κούτα και κάθε καρέκλα στη σωστή θέση χωρίς ερωτήσεις.

Υπολογιστές, servers και εξοπλισμός IT

Ο εξοπλισμός πληροφορικής είναι το πιο ευαίσθητο κομμάτι της μετακόμισης.

• Κάντε πλήρες backup των δεδομένων πριν αποσυνδεθεί οτιδήποτε.
• Φωτογραφίστε τις συνδέσεις κάθε θέσης εργασίας και του rack, πριν βγει έστω ένα καλώδιο.
• Μαρκάρετε τα καλώδια με την ίδια αρίθμηση που έχει η θέση εργασίας.
• Μεταφέρετε τις οθόνες όρθιες, τυλιγμένες με αφρώδες υλικό ή κουβέρτες.
• Ο server μεταφέρεται τελευταίος και στήνεται πρώτος, κατά προτίμηση παρουσία του τεχνικού σας.

Η ομάδα μας μεταφέρει τον εξοπλισμό με ασφάλεια· τη διαμόρφωση δικτύου και servers προτείνουμε να την αναλαμβάνει ο τεχνικός πληροφορικής σας.

Αρχεία και εμπιστευτικά έγγραφα

Τα αρχεία μιας επιχείρησης συχνά περιέχουν προσωπικά δεδομένα πελατών και εργαζομένων, οπότε η μεταφορά τους πρέπει να γίνεται με προσοχή και σύμφωνα με τον GDPR. Χρησιμοποιήστε κλειστές, σφραγισμένες κούτες ή κλειδωμένες ντουλάπες αρχειοθέτησης, κρατήστε λίστα με το περιεχόμενο κάθε κούτας και μην αφήνετε εμπιστευτικά έγγραφα σε κοινόχρηστους χώρους κατά τη φόρτωση. Ό,τι δεν χρειάζεται πια, καλό είναι να καταστρέφεται με ασφάλεια πριν τη μετακόμιση.

Έπιπλα γραφείου: αποσυναρμολόγηση και στήσιμο

Τα γραφεία, οι βιβλιοθήκες και οι ντουλάπες αρχειοθέτησης αποσυναρμολογούνται συνήθως για τη μεταφορά. Τα μικρά εξαρτήματα μπαίνουν σε σακουλάκια με ετικέτα, κολλημένα στο αντίστοιχο έπιπλο. Στον νέο χώρο, η ομάδα συναρμολογεί και τοποθετεί κάθε έπιπλο σύμφωνα με την κάτοψη. Αν ο νέος χώρος δεν είναι έτοιμος, τα έπιπλα μπορούν να μείνουν προσωρινά σε αποθήκευση.

Πότε είναι η καλύτερη στιγμή για μετακόμιση γραφείου;

Η καλύτερη στιγμή είναι Παρασκευή απόγευμα ή Σάββατο, ώστε η Κυριακή να μένει για τυχόν εκκρεμότητες και η Δευτέρα να ξεκινά κανονικά. Αποφύγετε περιόδους φορτωμένες για την επιχείρησή σας, όπως κλεισίματα μήνα στο λογιστήριο ή περιόδους εκπτώσεων σε καταστήματα.

Τι να ρωτήσετε τη μεταφορική για μια εταιρική μετακόμιση

• Έχετε εμπειρία σε γραφεία του μεγέθους μας;
• Μπορείτε να δουλέψετε απόγευμα ή Σαββατοκύριακο;
• Πώς προστατεύετε υπολογιστές και οθόνες;
• Πώς διασφαλίζετε την εμπιστευτικότητα των αρχείων;
• Ποια ασφαλιστική κάλυψη υπάρχει για τον εξοπλισμό;
• Η τιμή είναι κλειστή ή χρεώνετε με την ώρα;

Για περισσότερες ερωτήσεις, δείτε τον οδηγό μας με τις 7 ερωτήσεις πριν διαλέξετε μεταφορική.

Ενημέρωση πελατών και ψηφιακής παρουσίας

Η νέα διεύθυνση δεν αφορά μόνο τον ταχυδρόμο. Μια επιχείρηση πρέπει να την ενημερώσει παντού όπου εμφανίζεται:

• Google Business Profile: ενημερώστε τη διεύθυνση λίγες μέρες πριν τη μετακόμιση, ώστε οι πελάτες να σας βρίσκουν σωστά στους Χάρτες.
• Ιστότοπος και υπογραφές email: footer, σελίδα επικοινωνίας, πρότυπα προσφορών και τιμολογίων.
• Κατάλογοι επιχειρήσεων: ενημερώστε όσους καταλόγους χρησιμοποιείτε, με πανομοιότυπα στοιχεία.
• Πινακίδα στον παλιό χώρο: ένα απλό σημείωμα με τη νέα διεύθυνση για τις πρώτες εβδομάδες.

Η πρώτη μέρα στο νέο γραφείο

Η μετακόμιση ολοκληρώνεται πραγματικά όταν η ομάδα δουλεύει κανονικά. Την πρώτη εργάσιμη μέρα ελέγξτε:

1. Ότι το internet, το Wi-Fi και τα τηλέφωνα λειτουργούν σε όλες τις θέσεις.
2. Ότι εκτυπωτές και κοινόχρηστοι φάκελοι είναι προσβάσιμοι από όλους.
3. Ότι κάθε εργαζόμενος βρήκε τις κούτες της θέσης του.
4. Ότι τα κλειδιά, οι κάρτες πρόσβασης και ο συναγερμός έχουν παραδοθεί και ρυθμιστεί.
5. Ότι έχει απομακρυνθεί ό,τι περίσσεψε από τη μετακόμιση, όπως άδειες κούτες και υλικά συσκευασίας.

Μια σύντομη βόλτα του υπεύθυνου μετακόμισης στον χώρο, στο τέλος της πρώτης μέρας, εντοπίζει τα μικρά προβλήματα πριν γίνουν μεγάλα.

Πόσο κοστίζει μια μετακόμιση γραφείου;

Το κόστος μιας μετακόμισης γραφείου εξαρτάται κυρίως από τον αριθμό των θέσεων εργασίας, τον όγκο αρχείων και επίπλων, τους ορόφους και το αν η μετακόμιση γίνεται εκτός ωραρίου. Την ενδεικτική τιμή εκκίνησης για γραφείο θα τη βρείτε στον τιμοκατάλογο, όμως η τελική τιμή κάθε εταιρικής μετακόμισης ορίζεται μετά από αυτοψία, με γραπτή προσφορά.

Ζητήστε αυτοψία και προσφορά

Για κάθε εταιρική μετακόμιση στην Αθήνα και την Αττική, ερχόμαστε για αυτοψία χωρίς χρέωση, σχεδιάζουμε μαζί σας το χρονοδιάγραμμα και σας δίνουμε γραπτή, κλειστή τιμή. Επικοινωνήστε μαζί μας για να κλείσουμε ραντεβού.